GESTÃO DE STOCK NAS EMPRESAS COMERCIAIS

Stock são “quaisquer quantidades de bens físicos que sejam conservados, de forma improdutiva, por algum intervalo de tempo” (MOREIRA, 200, p. 463) apud (Barboza & Valverde, 2012, p. 14). Assim a gestão de stock é um conjunto de políticas de controlo, que fiscalizam os níveis de stock e determina que níveis devem ser mantido, quando se deve abastecer o stock e qual deve ser a dimensão das encomendas. Gestão de stock: é a área da administração das empresas que o seu desempenho e êxito dão resultados financeiros e comercial das empresas.

Percebe-se que a gestão de stocks é uma das tradicionais áreas funcionais da empresa e que inclui, por um lado gestão de stocks de materiais, matérias-primas e produtos intermédios e por outro, a gestão dos stocks de mercadorias e de produtos acabados. A gestão do stock, é um dos pilares da logística, uma vez que, é durante este processo que se verificam pequenos ciclos de vida dos materiais/produto, e em prol da crescente necessidade de reabastecimentos rápidos, a armazenagem necessita de uma constante racionalização e, consequente diminuição.

A gestão de stocks constitui-se em gerir recursos detentores de valor económico e destinado ao fornecimento das necessidades futuras de materiais numa organização. O controlo de stocks envolve as tarefas de coordenação dos fornecedores, condições físicas, armazenamento e registro das existências de todas as mercadorias. “A gestão de stocks está presente em todas as etapas da cadeia logística, seja para quem produz ou em quem compra. A diferença está no que se estoca e por que se estoca. O que muda é a segmentação da empresa e seus objectivos” (Barboza & Valverde, 2012, p. 14).

NOÇÕES DE EMPRESA

A empresa é uma actividade , que realiza produção e circulação de bens e serviços, mediante organização de fatores de produção (capital, trabalho, matéria prima etc). Quando se diz "a empresa de estudar será proveitosa", temos a palavra empresa empregada com esse significado (BALLOU, 2006).

Porém a empresa é similarmente um conjunto de bens. A palavra empresa é sinônima da expressão estabelecimento comercial. Os bens estão unidos para uma actividade específica, que é o exercício da actividade económica. Desta feita pode-se compreender que uma firma é uma unidade económico-social, integrada por elementos humanos, materiais e tecnológicos, que tem o objectivo de obter utilidades através da sua participação no mercado de bens e serviços. Nesse sentido, faz uso dos factores produtivos (trabalho, terra e capital).

CONTROLE DO STOCK

O objectivo básico do controle de stock é evitar a falta de material sem que esta diligência resulte em stocks excessivos as reais necessidades da empresa. O controlo procura manter os níveis estabelecidos em equilíbrio com as necessidades de consumo ou das vendas e os custos daí decorrentes (CHOPRA & MEINDL, 2003).

Baseando-se no autor aludido compreende-se que os níveis do stock estão sujeitos a velocidade da demanda. Se a constância da procura sobre o material for maior que o tempo de suprimento, ou estas providências não forem tomadas em tempo oportuno, a fim de evitar a interrupção do fluxo de reabastecimento, haverá uma situação de ruptura ou de esvaziamento do seu stock, com prejuízos visíveis para a produção, manutenção, vendas, etc. A correcta e eficiente gestão do armazém é importante para a sustentabilidade da empresa, pois caso surja uma acumulação de stocks, a empresa pode ver comprometida a sua liquidez, e iniciar um ciclo de endividamento a médio e longo prazo.

Se em outro caso, não forem bem dimensionadas as necessidades do stock, poderá chegar ao ponto de excesso do material ou ao transbordamento do seu nível em relação a demanda real, como prejuízos para circulação capital. Assim o equilíbrio entre a demanda e a obtenção de material, onde actua, sobretudo, o controle de stock, é um dos objectivos da gestão de stock (CHOPRA & MEINDL, 2003).

FUNÇÕES DO CONTROLO DE STOCK

Segundo Christopher, (2002) para organizar um sector controle de stock é preciso descrever as suas funções principais que são:

a) Assegurar que os estoques físicos correspondam ao estoque virtual.

b) Assegurar o correcto registro dentro dos períodos de competência ao qual pertençam. Nada de um item sair num dia e ser registados no dia seguinte. Proibição deve constar em procedimento. Nos fechamentos de mês o rigor deve ser maior e nunca movimentações ocorridas no mês anterior devem ser registradas no mês seguinte

c) Cuidar do processo de fechamento mensal, processar e analisar uma série de relatórios de forma a garantir que eventuais variações nos preços médios, nos valores unitários de compras e que demais transações estejam correctamente reportados nos sistemas. Obter relatórios demonstrativos dos valores em estoques que batam com os valores registrados contabilísticos.

d) Determinar o que deve permanecer em stock;

e) Determinar quando se deve reabastecer o stock;

GESTÃO MATERIAL DOS STOCKS

A gestão material visa assegurar as operações realizadas com os materiais desde a sua entrega na empresa até a sua saída de armazém para que sejam efectuados com eficiência ao menor custo possível e em tempo oportuno (Barboza & Valverde, 2012).

Na visão de Morioka, (2005) as actividades da gestão material do stock ou da gestão dos armazéns pressupõe uma série de actividades como receber os bens, conferi-los e guarda-los para que possam ser entregues em locais próprios. O processo de armazenamento e, pós, um serviço que comporta variados custos que a empresa terá de suportar em equipamentos, armazéns, pessoas, e outros custos associados, aumentando o custo do bem a saída do armazém e, consequentemente o seu preço de venda.

No meu ponto de vista um sistema de gestão de materiais envolve conjunto de políticas e práticas de controlo que tem por objectivo o fornecimento de materiais no momento certo e ao mais baixo custo. Este sistema faz, também o acompanhamento dos níveis de inventário desencadeando a compra/produção sempre que necessário. A gestão material dos stocks engloba, em síntese, três áreas específicas:

Recepção e conferência - Consiste na conferência dos materiais recebidos no armazém, com base em documentos do contrato de compra e venda (factura ou guia de remessa).

Para Ballou, (2006, p.12) arrumação - Consiste na separação dos produtos recebidos, segundo a sua classificação e na definição do espaço destinado a movimentação dos equipamentos:

a) Arrumação em áreas específicas (ex: alimentar, não alimentar);

b) Utilização de códigos;

c) Utilização de etiquetas;

d) Entrega em dinamizar as entregas no momento certo e em quantidade certas através do recurso a técnicas de gestão de stock apoiadas na tecnologia disponível.

Segundo Bowersox & Closs, (2001, p. 41) a codificação e etiquetagem assumem grande importância na arrumação e entregas do produto, pós estes processos permitem a sua localização rápida, registo de sua entrada e saída do armazém ou ponto de venda. O código de barras, constituído por um conjunto de barras negras imprensas numa etiqueta ou postas no próprio produto também contribui para as tarefas de conferência, arrumação e entrega.

Arrumações dos materiais existentes em armazém deverão ser realizada de acordo com um plano de armazenagem que se articule com objectivos que se pretendem param o correcto abastecimento dos produtos (Barboza & Valverde, 2012).

ARMANZÉNS E EQUIPAMENTOS

Enquadradas na gestão material a selecção de armazém, ou armazéns e do equipamento de armazém reveste-se de grande importância para a empresa porque, além dos elevados custos que estes aspectos envolvem, deles dependem o correcto funcionamento do abastecimento da empresa seja da fabricação ou do ponto de venda. Para chopra & meindl, (2003) a armazenagem eficiente consiste em:

-Tornar a recepção das materiais mais rápidas e segura;
-Utilizar os equipamentos adequados a arrumação dos materiais;
-Racionalizar o espaço para os materiais existentes;
-Localizar rapidamente os produtos através de referência.

Os objectivos da armazenagem eficientes serão concretizados se a empresa providenciar espaços adequados aos produtos que comercializa e adaptados a zona de distribuição destes produtos (armazéns), se recorrer a equipamentos adequados e funcionais a entrega dos produtos (equipamentos) e se recorrer a pessoas especializadas com formação adequada para trabalhar todos estes aspectos (CORRÊA & DIAS, 1998, p. 65).

ACTIVIDADE DA GESTÃO MATERIAL DE STOCKS

As actividades da gestão material dos stocks, ou da gestão dos armazéns, pressupõem actividades de pessoas qualificadas com formação específica e adequada para que esta gestão seja eficiente, eficaz e com alto nível de rendibilidade e produtividade, reduzindo os erros de processo. Este será, mas um contributo para redução dos encargos que a empresa suporta com o aprovisionamento (WANKE, 2008).

DOCUMENTOS DA GESTÃO MATERIAL

Recepção:

Nota de encomenda: (Ferreira, 2004, p. 31) As Notas de Encomenda um documenta emitido e enviado pelo cliente ao fornecedor e que formaliza a vontade de adquirir artigos ou serviços específicos.

Guia de remessa: A guia de remessa constitui o documento de entrega dos bens a fornecer (Ferreira, 2004, p. 33). Este atestado que acompanha a documentação da carga a ser enviado para o destinatário. Também chamado de conhecimento de cargas. Nela são relacionados todos os documentos relacionados à carga a ser transportada, como borderoux bancários.

Factura: A factura é, assim, o documento contabilístico de venda enviado pelo vendedor ao cliente. As facturas devem conter, obrigatoriamente, os seguintes elementos: os nomes, firmas ou denominações sociais e a sede ou domicílio do fornecedor de bens ou prestador de serviços e do destinatário ou adquirente (Ferreira, 2004, p. 35).

Guia de entrada: Estabelecimento de um registo de entrada de existências com base nas requisições dos serviços ou das secções das vendas.

Segundo Gianesi, Corrêa, & Caon, (2007) a entrega envolve:

Guia de saída: Preenchida com base na guia de saída do fornecedor.

Ficha de armazém: Escrituradas em quantidade, de acordo com as diferentes espécies de bens existente em armazém.

Ficha de stock: é um relatório que pode ser organizado em formato de planilha, reunindo de maneira detalhada todas as informações que estão relacionadas aos produtos que entram e saem do estoque de uma empresa que pratica o comércio.

GESTÃO ADMINISTRATIVA

A gestão administrativa está estreitamente ligada a gestão material do stock, nas suas áreas fundamentais, a recepção e a entrega particularmente, e a gestão económica de stocks. Ao efectuar uma correcta gestão administrativa do stock, o que se pretende é que as funções da gestão material de stock sejam desempenhadas de forma simplificada e que forneçam a informação precisa quando necessitada, assim a gestão administrativa visa a melhor gestão das compras e das relações com os fornecedores dos materiais necessários a empresa (LIMA, 2003).

A organização dos stocks, como em qualquer área da empresa, assume um papel fundamental na procura de eficiência e eficácia de todos os processos desenvolvidos.

Conforme (GIANESI, CORRÊA, & CAON, 2007). A gestão administrativa tem como objectivos:

ü - Registar as quantidades de bens entrados no armazém da empresa;

ü - Registar as quantidades de bem saídos do armazém da empresa;

Conhecer as quantidades existentes de cada um dos bens nos armazéns da empresa.

O tratamento administrativo dos stocks envolve o seguinte suporte documental:

GUIA DE ENTRADA

Estabelecimento de um registo de entrada de existências com base nas requisições dos serviços ou das secções das vendas.

Quadro 1-Guia de Entrada

Fonte: Elaborado pelo autor.

GUIA DE SAÍDA

Preenchida com base na guia de saída do fornecedor, podendo apresentar os seguintes dados:

Quadro 2-Guia de saída do fornecedor

FICHA DE ARMANZÉM

Escrituradas em quantidade, de acordo com as diferentes espécies de bens existente em armazém.

Quadro 3-Ficha de Armazém.

Os documentos apresentados permitem-nos retirar as seguintes informações:

- Conhecer o stock existente em armazém;
- Evitar a ruptura e excesso de produtos;
- Calcular o custo de um determinado produto a saída do armazém;
- Permitir uma leitura fácil e rápida de informação;
- Registar entrada e saídas do armazém.

ORGANIZAÇÃO DOS REGISTOS DE STOCK

A organização dos stocks dependerá de uma correcta organização dos registos e dos documentos associados. Assim o arquivo dos documentos torna-se essencial ao funcionamento da empresa e a eficácia dos seus processos. O arquivo administrativo poderá ser manual ou informatizado. Se esse artigo for informatizado, então a empresa, só terá de dispor equipamentos e softwares adequados e de cópias segurança, que lhe permite a qualquer momento, dispor da informação necessária.

Se for manual o arquivo será feito em pastas devidamente identificadas, cuja organização dependera das necessidades da empresa e das pessoas que procedem a esse arquivo.

Cabe a empresa escolher a melhor organização documental e aquela que possibilitar a funcionalidade de consulta a qualquer momento, sem necessidade de explicações por parte de quem arquivou. Todos a quem interessa a recolha da informação devem conhecer o processo de arquivo par que a sua consulta se processe com facilidade e rapidez Gianesi, Corrêa, & Caon, (2007).

GESTÃO ECONÓMICA DE STOCKS

A Gestão Económica de stock visa a determinação do nível óptimo de stock a constituir, tendo em conta a procura e os custos envolvidos e a classificação do stock minimizando os custos a saída do armazém.

A previsão dos consumos e das vendas da empresa é uma tarefa a que se da cada vez mais importância, porquanto é necessário manter os materiais, sejam elas matérias-primas ou produtos em níveis que permitem evitar as rupturas ou excesso em armazém.

Segundo Corrêa & Dias, (1998) o ideal seria ter os materiais em armazém no momento exacto da sua utilização, como acontecem em just-in-time. No entanto esta prática exige uma articulação óptima com os fornecedores de modo que estes procedam as suas entregas sempre que é preciso e nem sempre esta prática é possível. Não sendo possível a política de não se constituir stock, a empresa através da sua gestão de stock, deverá proceder a uma serie de cálculos que conduzem a determinação dos custos mínimo que otimizaram os custos em armazém.

VARIÁVEIS DA GESTÃO DE STOCK

Procura: determinar o número de vezes a comprar e a quantidade a comprar de cada vez, condicionadas na procura de bens

Custos: envolve os custos de aquisição, o custo de cada encomenda e o custo de posse de stock. Os stocks suportam três espécies de custos:

Custos de processamento da encomenda;
Despesas de rupturas de stocks;
Despesas de manutenção de stocks;

Para chegar a uma boa gestão de stock e necessário minimizar o total dessas três categorias de despesas.

CATEGORIAS DE DESPESAS

Custos de processamento da encomenda: são despesas ligadas a constituição e a renovação de stocks, acrescentar ao preço de compra dos materiais. O que se pretende e encomendar stocks um número mínimo de vezes (BALLOU, 2006).

Despesas de posse de stocks ou custo de armazém: são despesas relacionadas com a manutenção dos materiais em armazém: renda do armazém, seguros, electricidades, juros de empréstimos, encargos com os recursos humanos entre outros. O que se pretende e armazenar o menor número possível (CHRISTOPHER, 2002).

Despesas de rupturas de stocks: são despesas derivadas da perda de clientes ou pela falta de ganhos com os materiais que deixaram de vender-se por falta de existências no armazém. O que se pretende e evitar rupturas.

CÁLCULOS DE LOTE ECONÓMICO E DO CUSTO TOTAL

Determinar a quantidade óptimas a encomendar (o lote económico) é importante porque permite minimizar o custo na saída do armazém, permite ainda, optimizar os recursos humanos e materiais e evitar a ruptura de stocks (ARNOLD, 1999).

O cálculo de lote económico pressupõe o conhecimento de determinados elementos sem os quais não seriam obter o valor desejado:

O valor do custo unitário de total da aquisição.
A quantidade consumida ou vendida durante certo período (normalmente anual).
O custo de cada encomenda.
O custo unitário de manutenção de stocks em armazém (custos de posse).

Conforme Morioka, (2005, p. 49) Conhecidas as variáveis, o valor das quantidades económicas (Qe) poderá ser obtido através de três processos distintos:

1. Através da fórmula Wilson

2. Através de um quadro

3. Através de representações gráficas

O cálculo da quantidade económica através da fórmula de Wilson é o processo rápido e simplificado, uma vez que se consegue apenas aplicando uma pequena aplicando uma pequena formula que nos fornece a quantidade económica (TADEU, 2010) e (MORIOKA, 2005).

Onde:
Qe- Quantidade económica ou lote económico
E- Custo de realização ou lançamento da encomenda
N- Consumo ou venda anual do produto
C- Custo de armazém ou de posse unitário.

CÁLCULO DO PONTO DE ENCOMENDA

O ponto de encomenda: é o momento em que á necessidade de voltar a efectuar uma nova encomenda. Usa-se esse cálculo porque as empresas necessitam reduzir as quantidades existentes em stock daí a informatização ao nível do custo do stock seja hoje uma exigência. Ao encomendar no momento certo o objectivo a atingir por uma empresa é manter o nível de stock que lhe permita ter o suficiente para operar no mercado (SLACK, CHAMBERS, & JOHNSTON, 2009, p. 41).

Quer dizer encomendar ao momento oportuno, nem muito cedo nem muito tarde. O ponto de encomenda significa o stock mínimo que necessita um re-aprovisionamento. Este stock mínimo é também denominado a stock útil.

A CURVA ABC COMO MÉTODO DA GESTÃO DE STOCK

Conforme Ross, Westerfield, & Jordan, (2002,p.32) sempre que uma empresa gere um número muito grande de artigos em armazém e impraticável que atribua a cada um dos artigos a mesma prioridade na sua gestão. De facto, a gestão de stock selecciona e gere de forma diferente os materiais que se encontram em armazém segundo determinados critérios:

Critério de destino - (Classificam-se os stocks segundo os locais aos quais se destinam, por exemplo, com destino a produção, ao ponto de venda, ao consumo interno, entre outros).

Critério de valor – (Classificam-se os stocks segundo os valores dos artigos que surgem nas saídas para produção ou para venda).

A classificação ou método ABC surge no contesto de classificação de stocks. Assim sendo o método ABC consiste em diferenciar os stocks consoante o volume das suas saídas anuais de stock.

Quadro 4-Critérios do Método ABC

Classe	Intervalo de valores (%)	Artigos
A	Valor acumulado entre 0 e 80	10 a 15
B	Valor acumulado entre 80 e 95	20 a 25
C	Valor acumulado entre 95 e 100	65

Fonte: Elaborado pelo autor.

Em síntese para a classificação ABC a empresa devera partir de dois pressupostos:

Utilização de um critério de classificação.
Conhecer o volume de vendas ou de produtos a classificar.

A classificação ABC assenta na construção de um quadro em seguintes informações:

Designação dos artigos
Percentagem de número de artigo a classificar
Percentagem acumulada do número de artigos
Valor anual relativo a venda ou redução
Classe ABC.

MÉTODO JIT (JUST-IN-TIME)

O método Jit é uma filosofia da gestão global centrada no mercado cujo princípio fundamental é produzir quando e apenas o necessário e suficiente para garantir a produção. O Jit gerência para obter o nivelamento da produção e agi para diminuir as variabilidades no processo, atribui pequenos stocks materiais na frente de cada centro produtivo. Este método visa melhorar a qualidade e a produtividade e tem-se mostrado geradora de competitividade (MOREIRA, 2008). Assim sendo a gestão Jit tem sete (7) objectivos:

Zero existências em armazém;
Zero defeitos durante a fabricação;
Zero avarias do equipamento em produção;
Zero impactos ambientais;
Zero acidentes com o pessoal;
Zero atrasos e prazos curtos e papel em circulação.

Conforme Martins & Alt, (2009, p. 41) todo esforço investido no JIT tem como objetivo reduzir, ou mesmo eliminar, todo estoque e desperdícios nos diferentes estágios do processo eliminando os custos derivados. Este conceito por si só leva a um processo de melhoria contínua, pois exige da administração o desenvolvimento de políticas, padronização de processos e elementos que tornam a empresa competitiva. A Figura abaixo exemplifica como os estoques podem ser diminuídos em uma linha de manufactura com a aplicação do Just-in-Time.

GESTÃO CONTABILÍSTICA

Avaliação de Stock

As empresas têm necessidade de manter stock por diversas razões, sendo as mais vulgares a necessidade de satisfazer atempadamente a procura, a de evitar rupturas no processo de produção, a de absorver flutuações na procura prevista ou mesmo a de beneficiar de preços especiais ao encomendar uma grande quantidade (GARCIA, LACERDA, & AROZO, 2001).

Método de CUMP (Custo Unitário Médio Ponderado) por cada operação: Nesse método, os estoques são avaliados pela média ponderada dos valores unitários de aquisições das mercadorias disponíveis (CORRÊA & DIAS, 1998).

O custo médio de cada mercadoria em estoque se altera pela entrada (compra) de novas unidades.

Método de FIFO (First in, First Out): Deriva da expressão “Primeiro que Entra, Primeiro que Sai” (ou, em inglês, “First In, First Out”).

Segundo Christopher, (2002, p. 47) O valor utilizado para baixar as mercadorias do estoque, pela venda, é o do custo mais antigo.

Método de Lifo (Last in, First Out): Deriva da expressão “'Último a Entrar será o Primeiro a Sair” (ou em inglês, “Last In, First Out”)[2] (BOWERSOX & CLOSS, 2001, p. 25).

Por esse método, as baixas de Mercadorias de estoque por venda serão feitas pelos valores de custo mais recentes. Com base nos dados do exemplo anterior, pode-se determinar as mesmas variáveis, para efeitos comparativos.

CATEGORIZAÇÃO DO STOCK

Stock Inicial: Refere-se aos produtos acabados e o material para produzir mais produtos para se começar o negócio (BALLOU, 2006).

Stock Final: É o estoque composto pelo produto que teve seu processo de fabricação finalizado. Em empresas comerciais é chamado de estoque de mercadorias.

Usualmente são materiais que se encontram em depósitos próprios para expedição. São formados por materiais ou produtos em condições de serem vendidos (ASSAF NETO, 2009).

Stock Inicial: O valor de aquisição dos produtos vária ao longo do tempo (Gestão, 2016).

SI= SF+ Saídas- Entradas

SF= SI+ Entradas – Saídas

BIBLIOGRAFIA

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